Compliance em Condomínios

O que o COMPLIANCE?

O termo COMPLIANCE vem do inglês comply, que nada mais é do que “agir de acordo”. COMPLIANCE é um termo que serve para denominar uma série de diretrizes utilizadas por uma empresa a fim de cumprir com as suas regras e normas legais.

Essas diretrizes ou normas utilizadas pela empresa, podem ajudar inclusive na detecção de irregularidades e condutas duvidosas de seus colaboradores.

COMPLIANCE em Condomínios

O COMPLIANCE é um instrumento que pode ser utilizado em condomínios de forma interna, e pode ser aplicado em condomínios de grande, médio e pequeno porte, principalmente aqueles que possuem certa rotatividade, como os condomínios comerciais.

COMPLIANCE em condomínios serve para analisar e averiguar se estão seguindo na “ponta do lápis” todas as regras e normas estabelecidas. À primeira vista, o departamento de COMPLIANCE pode parecer pouco importante e até desnecessário, mas tal área pode evitar que o condomínio seja processado em vários âmbitos.

Por se tratar de um assunto que visa realizar a manutenção das normas e regras do condomínio, e caso algum procedimento ou atividade que descumpra ou saia das normas condomínio, o departamento de COMPLIANCE poderá interceder evitando que a empresa passe por alguma situação prejudicial.

Portanto, a manutenção desse departamento, pode evitar que o condomínio gaste mais com processos, multas e indenizações.

Sendo assim, uma das principais serventias do COMPLIANCE nos condomínios é a manutenção da integridade e transparência dos negócios da empresa diante do mercado e de seus clientes.

Dessa forma, a empresa pode evitar gastos maiores com eventuais problemas, além de manter a valorização dos imoveis no mercado.

A falta de COMPLIANCE

O condomínio que não possuem um departamento de COMPLIANCE ou pelo menos uma pessoa incumbida de observar se as normas e regulamentos estão sendo cumpridas, podem pagar muito caro por eventuais erros. Quando tratamos de erros, podemos nos referir tanto aos erros cometidos de forma proposital, quanto aos erros que foram verdadeiros equívocos.

De qualquer forma, quando tais situações ocorrem, somente o erro vem à tona. Então não sobra muito para alguma explicação, mesmo que o erro tenha ocorrido por uma distração ou a falta de conhecimento. Mas as consequências de eventuais erros não param somente em multas ou em perda, abrange também para responsabilidade civil e criminal.

A simples prática de realizar operações com dinheiro de terceiros, sem realizar as devidas comunicações ao condomínio, pode despertar questionamentos com relação aos fins e motivos para tais operações ocorrerem. Por isso, é preciso manter um profissional na empresa, bem informado e atualizado com relação às normas e o COMPLIANCE do condomínio.

Conseguir identificar eventuais descumprimentos antes de qualquer tipo de notificação pode evitar que o condomínio seja exposto e até evitar os gastos. Uma cultura da transparência, que já faz parte do dia a dia de muitas empresas, pode ser instituída na sua gestão condominial. Ao lado da descoberta de escândalos, desvios de dinheiro, uso indevido do poder no condomínio que deixaram os horizontes nublados (e os ânimos alterados), uma boa perspectiva merece ser considerada.

Nunca, como nos tempos atuais, os termos transparência, ética, anticorrupção, prestação de contas e ficha limpa foram tão comentados na pauta da grande mídia.

A sociedade passou a prestar mais atenção à conduta nas instituições e a exigir transparência nas ações. No ambiente corporativo, essa preocupação em zelar pela integridade nas empresas é resumida na palavra: COMPLIANCE.

Mundialmente, a transparência nas corporações se tornou uma moeda de peso e passou a ter grande valor de mercado. O conceito do COMPLIANCE entrou na agenda dos gestores brasileiros e nos condomínios.

Os benefícios compensam o investimento? Sim, quando ele principalmente envolve contenção de gastos e valorização do bem. No universo dos condomínios, o COMPLIANCE tem a mesma relevância, se comparado ao ambiente corporativo.

Segundo Thiago Badaró, advogado especialista em Direito Condominial e Imobiliário, e sócio-fundador do escritório Badaró Advocacia Empresarial, embora o condomínio tenha natureza distinta de uma empresa, é possível afirmar que não existem diferenças entre a aplicação do COMPLIANCE em ambos.

“A inserção de um processo de COMPLIANCE dentro do condomínio, assim como em uma empresa, tem o objetivo de seguir rigorosamente o que determinam as leis vigentes no nosso país e a ética, principalmente no que diz respeito ao tratamento com funcionários e fornecedores”, diz Badaró.

Para a síndica profissional Natachy Petrini, não basta mais aos síndicos ser honestos. “Eles precisam dar mostras constantes disso por meio de processos transparentes, política ética e estruturada. Nisso, o COMPLIANCE atesta os procedimentos e auxilia em sua demonstração aos moradores”.

Embora seja uma realidade nova no Brasil, a aplicação do COMPLIANCE já traz resultados. “Atualmente trabalhamos com assessoria na implementação e manutenção de processos de COMPLIANCE em condomínios e acompanhamos bem de perto os resultados”, conta Badaró.

O advogado destaca o acompanhamento e a avaliação dos contratos com prestadores de serviço de um condomínio. Segundo ele, foi possível a obtenção de serviços com mais qualidade e redução significativa de custos e, principalmente, reduzindo a carga de impostos.

“Em três condomínios, sendo um deles com 1215 unidades, temos uma administradora que já adota o termo de COMPLIANCE há algum tempo, passando por auditorias constantes sobre seus procedimentos, o que termina por auxiliar os síndicos na adoção das mesmas medidas no dia a dia do condomínio e sempre que o apoio operacional e administrativo é solicitado”, conta Natachy.

O suborno bate à porta do condomínio

Pense no universo do condomínio. Funcionários, fornecedores, zelador, gerente predial, fornecedores, condôminos e o próprio síndico todos estabelecem relações entre si, sujeitas a escorregadelas de conduta.

Nelas, pode ocorrer o suborno, que está em facilitar alguma coisa, impor alguma vantagem, e não necessariamente um ato que envolve dinheiro.

Corrupção em condomínios, como evitar

“Dentro de um condomínio, é muito fácil ocorrer situações em que cabem suborno — desde um imóvel a ser alugado, em que uma imobiliária é favorecida em detrimento de outras; um contrato de manutenção ou prestação de serviço, um presente do morador pelo favor que pedirá ao porteiro”. São situações que podem ocorrer e não são raras. O COMPLIANCE, diz, atua para evitar que o delito aconteça.

COMPLIANCE não é auditoria

Diferentemente de uma auditoria, cujo profissional analisa o histórico passado e presente das finanças e condutas de um condomínio, o COMPLIANCE é um exercício diário de avaliação sobre os processos atuais e os que se pretende chegar no condomínio: “Sempre questionando se as melhores práticas estão sendo colocadas em vigor”. Isso se estende desde à solicitação de orçamentos, de modo a buscar as melhores condições, até ações mais subjetivas, mas tão importantes quanto a tomada de preço, que é a ação pensada no coletivo, de maneira controlada, ética e transparente.

O COMPLIANCE não depende só de uma lei. Seu olhar é mais abrangente: vai além dos números, tem valores éticos e morais que envolvem o estar de acordo com uma regra, principalmente o regulamento interno do condomínio.

“Para se ter um bom convívio, toda a comunidade deve estar de acordo com a regra. Se um sair disso, destoa todo o coletivo”, diz Leal.

“Dessa forma, a auditoria ajuda na realização do COMPLIANCE e no cumprimento de procedimentos como orçamentos, definições para contratações e planos de concorrência e investimentos. Juntos, podem contribuir com a minimização dos riscos de irregularidades ”.

VONTADE DE REALIZAR O COMPLIANCE?


Por Silvana de Oliveira