Régua de cobrança: como implementar no condomínio

Ao iniciar a gestão de um condomínio, um dos maiores desafios dos síndicos é lidar com a taxa de inadimplência. Nesse cenário, cria-se a necessidade de encontrar maneiras de diminuir esse índice e tornar o condomínio mais saudável financeiramente. Assim, surge o método da régua de cobrança, a fim de facilitar o fluxo das cotas condominiais e diminuir a inadimplência.

A régua de cobrança é um método simples que consiste em enviar e-mails automáticos para os moradores, lembrando-os da proximidade do vencimento dos boletos condominiais, notificando vencimentos e dando a opção de conciliação. Nesse post, você irá entender tudo sobre esse método, como aplicar em seu condomínio e até mesmo medir os resultados. Continue lendo!

O que é a régua de cobrança?

A régua de cobrança é um conjunto de e-mails automáticos enviados pela administradora de condomínios com a finalidade de notificar aos moradores a quantidade de dias restantes para o vencimento dos boletos da taxa condominial.

Essas comunicações são enviadas num intervalo pré-estabelecido e podem varias conforme o dia de vencimento dos boletos. Por exemplo, se em seu condomínio os boletos vencem no dia 15, os e-mails de lembrança podem ser disparados no dia 9 e 12, informando que o documento está próximo do vencimento. Já no dia 15, é enviado um e-mail informando que aquele é o último dia para efetuar o pagamento.

Após o vencimento, a régua de cobrança ainda pode contar com um e-mail informando o vencimento da conta e disponibilizando um canal para que o condômino solicite a segunda via do boleto do condomínio. Se ainda assim o morador não efetuar o pagamento, é preciso estabelecer um contato mais próximo, a fim de entender sua situação e combater a inadimplência no condomínio.

Implementando a régua de cobrança no condomínio em 3 passos

Antes elaborar uma régua de cobrança para o condomínio, é necessário dar alguns passos para garantir que esse método seja eficaz. Nesse processo, o síndico tem papel fundamental conscientizar os moradores quanto ao pagamento das cotas condominiais. Em contrapartida, a administradora do condomínio deve se responsabilizar por implementar o processo.

Abaixo, você irá conferir como implementar a régua de cobranças no condomínio em 3 passos. Confira!

1 – Conscientize os moradores

De acordo com uma pesquisa da SPC Brasil, 6% dos brasileiros apontaram o pagamento da taxa condominial como uma conta em atraso. Segundo um levantamento da LAR.app, muitas pessoas deixam de pagar suas cotas condominiais devido ao esquecimento.

Nesse sentido, antes de implementar uma régua de cobrança no condomínio, é essencial que o síndico conscientize os moradores da importância desse pagamento. Conforme o artigo 1.336 do Código Civil, um dos deveres dos condôminos diz respeito à contribuição nas despesas do condomínio de acordo com a fração ideal de suas unidades.

Mas, além disso, muitos condôminos não conhecem a real função da taxa condominial, que é manter o condomínio funcionando. Sendo assim, além de implementar a régua de cobrança, é necessário explicitar aos condôminos que apenas é possível pagar funcionários, fornecedores e manutenções quando o condomínio conta com sua única fonte de renda – as arrecadações.

2 – Mantenha o cadastro dos moradores atualizado

Para que a régua de cobrança funcione, você deve se certificar de que todos os moradores receberão os e-mails. Para isso, eles precisam estar com seus cadastros atualizados no banco de dados a administradora.

Dessa maneira, para garantir que todos condôminos receberão os e-mails, busque realizar campanhas de atualização cadastral em conjunto com a administradora.

3 – Conte com a ajuda da administradora de condomínio

O trabalho de implementação da régua de cobranças, deve ser realizado pela administradora de condomínios. Afinal, é ela que possui as ferramentas necessárias para fazer os disparos automáticos de e-mails, bem como os dados de moradores.

Ao final disso tudo, a administradora irá prestar as contas para o síndico e conselho fiscal, a fim de analisar se o método está sendo eficaz e, caso não estiver sendo, otimizá-lo.

Analisando os resultados da régua de cobrança

Quando pensamos em uma gestão eficiente de condomínios, podemos pensar em dois tipos de projetos: os pontuais, que possuem início, meio e fim; e os duradouros, que passam por diversas otimizações. A régua de cobrança se assemelha mais ao segundo formato.

Antes de iniciar a implementação da régua de cobrança, é preciso analisar a atual situação da inadimplência no condomínio, para que seja possível analisar os resultados com mais certeza após o início do projeto. Dessa maneira, ao longo dos meses é preciso observar se houve uma melhoria na taxa de inadimplência, aderência dos moradores e número de cadastros atualizados. Caso não haja uma evolução, é preciso mudar a estratégia!

O papel da administradora

No momento da análise, o papel da administradora também é fundamental. Na prestação de contas da LAR.app, além de disponibilizarmos a taxa de inadimplência do condomínio, disponibilizamos um gráfico com o número de moradores com e-mail atualizado em nosso cadastro. Dessa maneira, não só melhoramos a transparência, como também garantimos maior eficiência da régua de cobranças.

Nas análises, é possível realizar um levantamento de quantos condôminos receberam efetivamente os e-mails da régua de cobranças e quantos clicaram nos links que direcionam aos boletos. Além disso, é possível consultar se algum condômino cancelou a assinatura, ou seja, solicitou não receber mais esses e-mails.

Assim, é possível pensar em estratégias de otimização. Por exemplo, se é necessário reduzir o intervalo de tempo entre os envios ou até mesmo aumentar, devido às respostas dos moradores. Se é o momento de realizar uma nova campanha de atualização cadastral e assim por diante.

Fique atento às taxas extras

Ao realizar orçamentos antes de contratar uma administradora de condomínios, verifique se a régua de cobrança está dentro do escopo de serviços. Ainda assim, busque saber se esse serviço é grátis, ou taxas extras serão cobradas para realizá-lo.

A cobrança de taxas extras por qualquer serviço oferecido ao condomínio deve ser analisada com cautela. Pois, ao final do mês, elas se tornam grandes surpresas que afetam a saúde financeira do empreendimento e podem ter como consequência até mesmo o aumento da taxa condominial.

Régua de cobrança: saúde financeira para o condomínio

Como você viu ao longo do nosso post, a régua de cobrança traz consigo um grande potencial para a melhora da saúde financeira do condomínio. Pois, com menos unidades inadimplentes, mais seguro fica o caixa do condomínio. Dessa maneira, além de garantir o pagamento de todas as despesas, o síndico pode planejar até mesmo a construção de novas áreas comuns no empreendimento.


Fonte: https://lar.app

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