Assembleia virtual de condomínio: como fazer?

Com os últimos acontecimentos do mundo e a inclusão da tecnologia nos condomínios brasileiros, algumas tradições desses empreendimentos estão sendo repensadas. Entre elas, uma novidade que surge é a assembleia virtual de condomínio. Por ora, esse novo modelo pode assustar algumas pessoas, mas também pode trazer benefícios.

Dessa maneira, a tendência é que todos os condomínios tenham soluções para realizar assembleias online. Pensando nisso, fizemos esse post explicando como fazer assembleia virtual de condomínio e algumas dicas extras para melhorar a experiência dos moradores. Confira!

A assembleia virtual é legítima?

Quando esse tema surge nas pautas do condomínio, diversas dúvidas surgem. Uma delas diz respeito à legitimidade desse modelo de reunião de condomínio. “Há alguma regra do Código Civil que impeça a assembleia online?” “Essa possibilidade deve estar destacada na convenção do condomínio?” Não se preocupe, nós respondemos!

O que fazer quando a convenção do condomínio não permite?

Não há nenhuma regra no Código Civil que impeça a realização da assembleia virtual de condomínio. Porém, é preciso verificar se a convenção do empreendimento não restringe esse formato. Em alguns casos, a convenção pode destacar que é necessário o voto presencial de dos condôminos para que a assembleia seja legítima. Se essa situação se aplicar ao seu condomínio, será necessário realizar a atualização da convenção.

Porém, durante o período de isolamento social existe uma grande dificuldade em reunir os condôminos no mesmo espaço, em vista da prevenção ao coronavírus. Dessa maneira, não existe a possibilidade de realizar uma assembleia para discutir a atualização da convenção do condomínio. O que exige que os síndicos sejam mais flexíveis quanto a isso.

Nesse momento, o auxílio da assessoria jurídica e da administradora do condomínio são essenciais para que tudo seja feito da maneira correta.

Como fazer a assembleia online?

Antes de tudo, é necessário saber que para ser legítima, a assembleia online também precisa seguir alguns moldes. Muitos desses, semelhantes às assembleias tradicionais. Veja:

1 – Convocação

Assim como nas assembleias tradicionais, antes de realizar uma assembleia virtual de condomínio é preciso enviar a convocação dessa reunião. No documento deve conter os seguintes tópicos:

  • Data;
  • Horário;
  • Pautas que serão debatidas na reunião.

Além disso, o síndico deve se certificar de que todos os condôminos terão acesso às plataformas utilizadas durante a assembleia. As plataformas gratuitas como Zoom, Google Hangouts e Skype são ótimas opções no momento de escolha.

2 – Lista de presença

Durante a assembleia online, os moradores devem confirmar sua presença através de assinatura eletrônica. Aqui na LAR.app nós usamos o DocuSign.

Além de conferir a presença, é de extrema importância garantir que todos os moradores presentes são legítimos. Ou seja, conferir se todos são mesmo moradores do condomínio. E claro, não esquecer de fazer a conferência dos inadimplentes no momento da votação. O que nos leva ao próximo tópico.

3 – Votação

A votação da assembleia virtual de condomínio pode acontecer de várias maneiras. Do modo mais simples ou com plataformas pagas ou gratuitas de votação.

A contagem dos votos pode acontecer através de uma espécie de chamada, onde o secretário da mesa fala o número da unidade e pergunta se o voto é a favor ou contra. Uma dica, é que esses votos sejam computados através de um formulário do Google. É gratuito e após o final da contagem é possível extrair um gráfico de fácil visualização do resultado.

Se for de preferência do síndico, os condôminos podem usar uma plataforma de votação online. Cabe ao síndico definir o que é mais adequado é mais prático para o condomínio.

4 – Ata de assembleia

Na assembleia online, a ata de condomínio deve ser realizada normalmente. Com as seguintes informações:

  • Nome do condomínio;
  • Tipo de assembleia realizada (ordinária ou extraordinária);
  • Data, hora e local da reunião;
  • Nome completo do síndico, presidente e secretário da mesa;
  • Lista com os condôminos presentes e ausentes;
  • Seleção das pautas a serem tratadas na reunião;
  • A deliberação de cada um dos temas levantados na assembleia;
  • Para finalizar, destaque se a reunião alcançou o quórum mínimo necessário.

Lembre-se de ler a ata para todos os presentes na reunião, contribuindo com a transparência com os condôminos.

Boas práticas na assembleia online

Para que a assembleia virtual de condomínio ocorra de maneira fluída, algumas boas práticas podem ser tomadas pelos participantes.

Deixar o microfone ligado apenas enquanto estiver falando é uma delas. Assim, a conexão não fica sobrecarregada e ruídos não são somados quando outra pessoa está falando.

Se a assembleia online estiver cheia, uma maneira de organizar a ordem de fala é criando uma fila de participação no chat. Por exemplo, se alguém sentir a necessidade de expor alguma ideia, digita “1” no chat e tira a dúvida ou expõe sua opinião após o término da fala que está acontecendo no momento. Se outro condômino sentir a necessidade de falar, ele digita “2” e assim por diante.

Para garantir o bom funcionamento das futuras assembleias que podem acontecer, faça uma rápida pesquisa de satisfação com os moradores. Saiba o que os condôminos acharam da reunião, os pontos fortes e os pontos a melhorar. Assim, é provável que o engajamento se mantenha e até mesmo melhore!

Benefícios da assembleia virtual de condomínio

Devido ao formato, a assembleia virtual de condomínio permite que os condôminos acessem e participem de qualquer lugar. Isso permite que mais moradores participem das reuniões, o que gera mais engajamento nas pautas do empreendimento.

No período de isolamento social, esse formato permite que todos que vivem em condomínio tenham mais segurança.

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Fonte: https://lar.app/blog/

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