Quais as funções de uma administradora de condomínio?

Para que um condomínio funcione bem, é necessário que possua uma boa gestão do síndico. Contudo, para que o síndico tenha liberdade para pensar estrategicamente no o empreendimento, é necessário que ele tenha ao lado uma administradora de condomínio comprometida.

Sendo assim, estando dentro do condomínio, o síndico consegue identificar problemas e melhorias a se fazer. Por sua vez, a administradora de condomínios recebe as demandas do gestor e as realiza da melhor maneira.

Você sabe quais são as funções dessas gestoras condominiais? Separamos as principais tarefas que as administradoras de condomínios devem realizar em conjunto aos síndicos nos empreendimentos. Confira:

Definição de escopo de serviços

Não existe uma norma no Código Civil que defina exatamente as funções de uma administradora de condomínios. Dessa forma, é função do síndico em conjunto ao conselho fiscal levantar as necessidades do condomínio e determinar os serviços a serem realizados pela gestora.

Algumas convenções condominiais definem quais são as obrigações das administradoras perante o empreendimento. Porém, é possível que esse documento esteja desatualizado. Sendo assim, entramos no próximo tópico.

Gestão jurídica

Assim como representar o condomínio legalmente é um dos deveres do síndico, cabe à administradora de condomínios auxiliá-lo neste processo. Veja os pontos mais recorrentes:

Atualização da convenção condominial e regimento interno

Em uma cidade como São Paulo, com cerca de 25 mil condomínios e diversos deles sendo antigos, é comum que algumas convenções estejam desatualizadas. Esse é um fator que, caso não receba a devida atenção, pode causa problemas quando for preciso aprovar pautas importantes para o condomínio em assembleias.

Ou seja, mesmo que a pauta levantada seja considerada simples, pode ser barrada por uma pequena pontuação na convenção condominial. Portanto, o síndico, conselheiros e até mesmo os moradores devem estar atentos a essas questões. E, cabe à administradora do condomínio auxiliar a comunidade nessa troca.

Diferente da convenção, o regulamento trata de assuntos mais cotidianos, como o uso das áreas comuns, por exemplo. Porém, precisa de tanta atenção quanto a convenção. Para que os moradores tenham uma melhor convivência, é necessário que as regras do empreendimento estejam alinhadas com suas necessidades.

Conciliação com inadimplentes

Como já falamos aqui no blog, muitos moradores se tornam inadimplentes pois se esquecem de pagar o boleto da taxa de condomínio. Porém, essa justificativa não é unanimidade. Sabemos que crises financeiras cercam diversas famílias brasileiras, logo, a empresa deve estar preparada para lidar com inúmeras situações diferentes.

Nesse momento, a transparência da administradora de condomínios deve ganhar destaque. Algumas empresas demoram para entrar em contato com os inadimplentes, pois acreditam que assim irão lucrar com os juros sobre as taxas condominiais. Contudo, essa mentalidade é ruim para o condomínio. Quanto maior o número de inadimplentes em um condomínio, menor a garantia de que o empreendimento terá dinheiro em caixa para pagar funcionários e fornecedores ao final do mês.

LGPD

Se você acompanha as notícias e os eventos, já teve contato com essa sigla. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) foi criada para que os dados pessoais de pessoas físicas sejam protegidas garantindo a segurança e direitos fundamentais de liberdade e privacidade dos titulares dos dados.

Com isso, as administradoras de condomínios também devem se adequar às exigências da LGPD, pois lidam com informações sensíveis dos moradores do condomínio. O prazo para a adequação se encerra no dia 16 de agosto de 2020.

Busque saber como a administradora de condomínio que cuida do empreendimento onde você é síndico trata os dados dos moradores!

Gestão financeira

Nessa área, o maior dever da administradora de condomínios é trabalhar para que o condomínio tenha uma boa saúde financeira. De forma geral, uma condição saudável conta com uma taxa condominial razoável, o pagamento em dia de fornecedores e funcionários e ainda a poupança de dinheiro no fundo de reserva do condomínio.

Para que isso seja colocado em prática, veja alguns passos que devem ser tomados pela administradora:

Emissão de boletos e acompanhamento de pagamentos

Pode parecer óbvio, mas é função da administradora de condomínios assegurar que os boletos com as taxas condominiais cheguem aos moradores com antecedência, para que todos consigam realizar os pagamentos.

Como falamos anteriormente, acompanhar esses pagamentos com proximidade e atenção proporciona uma ação mais ágil quando moradores inadimplentes são identificados.

Previsão orçamentária

Todo ano, acontecem as Assembleias Gerais Ordinárias, onde é definida a previsão orçamentária do ano. Esse planejamento leva em conta as despesas do condomínio, com base em gastos dos meses anteriores. Aqui, também é definido se haverá aumento ou redução da taxa de condomínio.

(Baixe nosso e-Book sobre gastos recorrentes e veja aqui 15 formas de cortar custos do condomínio).

Sendo assim, é função da administradora de condomínios auxiliar o síndico e o corpo diretivo do empreendimento nesse planejamento. Lembre-se, essa previsão deve ser aprovada pela maioria simples dos moradores!

Prestação de contas

Para ter mais controle sobre as finanças do condomínio, é preciso ter acesso às informações de entrada e saída de caixa do empreendimento. Contudo, para que isso seja possível, essas informações devem estar disponíveis de maneira que o acesso seja rápido.

Esse balancete deve ser entregue pela administradora. Porém, se a prestação de contas leva meses para ser entregue, o tempo para a ação é prejudicado. Sendo assim, uma administradora de condomínios ágil que disponibiliza ao síndico as informações financeiras do empreendimento em poucos dias ou até mesmo em tempo real (como a LAR.app), viabiliza maior segurança sobre o caixa da comunidade.

Gestão de funcionários

Bem como a gestão jurídica e financeira, a gestão dos funcionários é de extrema importância. Muitas vezes, os funcionários do condomínio vivem lá há mais tempo que os próprios moradores e conhecem cada particularidade do condomínio.

Entre as funções da administradora de condomínio, estão:

  • Emissão da folha de pagamento;
  • Cálculo de benefícios, contribuições e folhas de salário;
  • Guia de recolhimentos (INSS, FGTS – GFIP/SEFIP, PIS E IR);
  • Controle de escala de férias;
  • Controle de ponto;
  • Controle de normas regulamentadoras;
  • Recrutamento, admissão e rescisão de contratos.

Quando falamos especificamente de recrutamento de funcionários, existem duas opções: o condomínio pode optar por contratar um funcionário ou uma empresa terceirizada. O melhor custo-benefício varia de acordo com as necessidades de cada empreendimento. Mais uma vez, a administradora do condomínio deve analisar com o síndico e corpo diretivo qual é a melhor opção para o empreendimento.

Gestão administrativa

Na gestão administrativa, podemos englobar todas as outras funções de uma administradora de condomínios, confira:

Participação em assembleias

Em toda assembleia, é preciso redigir uma ata de condomínio. Para garantir que as pautas discutidas sejam seguidas, é preciso registrar a ata em cartório. Dessa forma, é função da administradora comparecer nas assembleias para conduzir a reunião com as informações solicitadas e registrá-las em seguida.

Comunicados

Manter os moradores informados e engajados com o condomínio pode ser um trabalho difícil. Porém, contribui para a melhor convivência entre os condôminos (falaremos mais adiante sobre o tema).

Sendo assim, em conjunto com o síndico, a administradora de condomínios deve realizar essa tarefa. A emissão de comunicados ou notificações em aplicativo para manter o contato constante com os moradores contribuem para alcançar esse estágio!

Gestão de fornecedores

Além de realizar cotações com diferentes empresas e buscar o melhor custo-benefício para o condomínio, a administradora deve fazer uma gestão completa dos fornecedores. É preciso acompanhar a relação de prestação de serviços do início ao fim do contrato.

Além disso, a LAR.app constatou que uma forma de conseguir a redução de custos no condomínio, é realizando a renegociação de contratos. Pois, a cada ano, o contrato se adequa ao IGPM e, muitas vezes, não atende mais às necessidades dos condomínios.

Sendo assim, substituir o fornecedor ou negociar um novo contrato, buscando o melhor para o condomínio também é uma função da administradora de condomínios.

Seguro de condomínio

Segundo o Código Civil, um dos deveres do síndico é realizar a contratação de um seguro de condomínio. Nenhum empreendimento está totalmente livre de sofrer com enchentes, incêndios ou outras ocasiões que colocam a vida dos moradores e seu patrimônio em risco.

Não só acompanhar o seguro do empreendimento, mas também os laudos e certificados (como o AVCB, por exemplo) são atividades que a administradora de condomínios realiza.

Convivência

Além do atendimento aos moradores e o acompanhamento das solicitações do dia a dia, a administradora deve estar próxima ao síndico para garantir uma boa convivência no condomínio.

Isso se dá de diversas de diversas maneiras. Porém, pelo fato de não estar dentro do empreendimento, a administradora de condomínios consegue auxiliar o síndico com mais ênfase no que diz respeitos às áreas comuns. Deixando as regras de uso da piscina ou salão de festas de forma visível nesses locais e até mesmo em aplicativo.

A análise e sugestão para novas áreas comuns no condomínio, como um espaço pet, por exemplo, também devem ser realizadas pela administradora do condomínio.

Administradora de condomínios: garantindo a qualidade de vida

Com um bom trabalho realizado pela administradora de condomínios, todos que vivem no condomínio são impactados. Os moradores ganham mais qualidade de vida, o síndico ganha mais tempo para escalar o potencial do empreendimento e os funcionários ganham melhor qualidade de trabalho. Assim, o patrimônio dos condôminos e do condomínio como um todo é valorizado (veja nosso guia completo sobre como valorizar um condomínio).

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Fonte: https://lar.app/blog/

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