Se você acompanha o nosso blog, já conhece bem a importância da reunião de condomínio. E um dos pontos essenciais da assembleia é o desenvolvimento da ata de condomínio. Esse documento reúne todas as decisões tomadas durante esse encontro, servindo como um guia para o trabalho do síndico.
O propósito da ata de condomínio também é funcionar como uma espécie de comprovante de todas as deliberações ocorridas durante a reunião desses empreendimentos. Por isso, é preciso prepará-la com muita atenção. Por isso, separamos 7 passos para te ajudar com essa tarefa. Confira:
Quem é responsável por esse documento?
Antes de aprender como fazer uma ata de reunião de condomínio, é preciso saber a pessoa que será responsável por produzi-la. Como destacamos no nosso post sobre assembleias, o secretário da mesa é encarregado dessa tarefa. Essa pessoa é escolhida pelo presidente da assembleia, que por sua vez, é selecionado pelo síndico.
Agora, confira passo a passo como fazer a ata de condomínio:
1 – Considere o tipo de ata que será produzida…
Para começar, é preciso entender o tipo de documento que será redigido. Afinal, muitas são as ocasiões que requerem uma reunião de condomínio. Além das assembleias ordinárias, que envolvem eleição de síndicos, conselheiros ou prestação de contas, existem as extraordinárias, que podem ocorrer a qualquer momento, podendo tratar de despesas imprevistas ou emergências.
2 – … e nas regras estabelecidas na convenção de condomínio
A convenção condominial conta com todas as diretrizes para a administração desses empreendimentos. Dessa maneira, é composta por todas as regras dos procedimentos realizados no alojamento. Inclusive, com relação a ata de assembleia de condomínio. Assim, não esqueça de considerar todas as informações ali presentes.
3 – Encontre a linguagem ideal para a ata de condomínio
A ata de condomínio é um documento formal de grande importância. Dessa maneira, é preciso encontrar a melhor maneira de redigi-la. Preze pela objetividade, evite uso de superlativos e dispense os adjetivos. Escreva de forma clara, coesa e coerente.
4 – Se prepare antes da reunião de condomínio
Como síndico ou presidente da mesa, é preciso auxiliar o secretário antes da produção desse documento durante a assembleia. Como essa reunião pode ser marcada por alguns imprevistos, é mandatório planejar esse momento com antecedência. A preparação de um modelo de ata de condomínio pode auxiliar a pessoa escolhida a realizar essa tarefa com maestria.
5 – Conheça as informações essenciais na ata de condomínio
Ter um modelo em mãos ajuda bastante, porém é importante entender sempre quais informações não podem faltar em uma ata de condomínio. Veja abaixo:
- Nome do condomínio;
- Tipo de assembleia realizada (ordinária ou extraordinária);
- Data, hora e lugar da reunião;
- Nome completo do síndico, presidente e secretário da mesa;
- Lista com os nomes dos condôminos presentes e os ausentes;
- Seleção das pautas a serem tratadas na ocasião;
- A deliberação de cada um dos temas levantados na assembleia;
- Para finalizar, destaque se a reunião alcançou o quórum mínimo necessário.
6 – Inicie a leitura do material
Com o fim da reunião de condomínio, chega a hora de passar por todos os pontos debatidos durante a assembleia em sua ata. Leia o documento, destacando as principais decisões para os presentes. Em seguida, recolha a assinatura de todos os condôminos, que devem comprovar ciência das deliberações ali tomadas. Síndico, presidente da mesa e o próprio secretário devem assinar também.
7 – Compartilhe a ata de condomínio de modo inteligente
Com a ata de condomínio finalizada, chega o momento de disponibilizá-la para todos os moradores do alojamento (inclusive os que não participaram da discussão). Cada síndico deve optar pela melhor maneira para fazer isso. Alguns enviam o material de modo individual para cada residência, enquanto outros preferem exibir o documento em uma das áreas comuns do empreendimento.
Porém, a nossa sugestão é que você compartilhe a ata de condomínio de modo digital. Afinal, a cada dia que passa estamos mais conectados. Por isso, como síndico, é preciso não se esquecer disso. Se a sua administradora for digital ou possuir um aplicativo, como a LAR.app, fazer isso fica extremamente rápido e fácil.
Gostou de aprender como fazer uma ata de reunião de condomínio? Seguindo nossas dicas, as reuniões do seu empreendimento serão pacíficas e efetivas. Dessa maneira, continue lendo nossos conteúdos para tornar sua gestão ainda mais assertiva! Se o conteúdo te ajudou, não deixe de compartilhar o post em suas redes sociais clicando nos ícones ao lado.
Fonte: https://lar.app/blog/
