Guia de gestão de fornecedores para condomínios e síndicos

Não é segredo que realizar a gestão de fornecedores em qualquer empresa não é tarefa fácil. E, principalmente quando falamos de condomínios, é preciso ter clareza na hora da escolha. Afinal, encontrar um fornecedor confiável e com preços competitivos é vital para o sucesso da administração desse tipo de empreendimento.

Pensando nisso, a LAR desenvolveu um guia completo de gestão de fornecedores para condomínios. No material, você encontrará diversas sugestões técnicas, administrativas e comportamentais para que esse relacionamento seja mais efetivo. Descubra agora mesmo como aperfeiçoar suas habilidades de negociação, colaboração, gerenciamento e revisão de desempenho. Confira:

Considere a qualidade do fornecedor

Para garantir uma relação de trabalho produtiva, selecione fornecedores que oferecem um serviço de qualidade e que atendem às suas necessidades específicas. Por exemplo, se um prazo de entrega mais rápido é uma prioridade para você, então não há sentido em selecionar com base no custo se os requisitos de parada não puderem ser atendidos.

Uma maneira de formalizar isso é elaborar um contrato de nível de serviço entre condomínio e fornecedor. Com este tipo de contrato, você pode concordar com metas e especificar padrões de desempenho que ajudam a definir e proteger seu relacionamento com administradoras e garantir uma ótima gestão de fornecedores.

Na maioria dos casos, é fundamental determinar as principais responsabilidades da relação com os fornecedores de condomínio. Desse modo, não se esqueça de cobrir questões como gerenciamento de problemas, compensação, garantias e soluções, resolução de disputas e conformidade legal. Afinal, esse tipo de contrato pode ser extremamente útil se houver processos judiciais.

Construa um bom relacionamento

Como síndico, é fundamental investir tempo na construção de uma relação com prestadores de serviço. Assim, é possível economizar dinheiro ou melhorar a qualidade dos serviços que você compra de seus fornecedores, seu condomínio ganha. A LAR sugere as dicas a seguir para melhorar o relacionamento com essas empresas:

  • Conheça seus contatos cara a cara e veja como cada negócio opera. Compreender como o fornecedor funciona dá uma ideia melhor de como seu condomínio pode ser beneficiado;
  • Peça para que o prestador de serviço dê referências de outros clientes. Dessa maneira, você pode conferir a qualidade do produto;
  • Conheça as pessoas que gerenciam sua conta e verifique se elas podem ser facilmente contatadas, além da qualificação delas;
  • Pergunte sobre seus planos de desenvolvimento ou expansão. Isso afetará os bens ou serviços que eles estão fornecendo para você?;
  • Colabore na gestão de fornecedores fazendo pedidos em tempo hábil. Seja sempre claro sobre prazos e pague a tempo;
  • Mantenha-se atento a qualquer oportunidade que encontrar no caminho – em um bom relacionamento condomínio-fornecedor, eles farão o mesmo por você;
  • Torne seu condomínio relevante com uma boa gestão de fornecedores e eles trabalharão mais para o seu empreendimento.
Construa um bom relacionamento para a melhor gestão de fornecedores

Alguns fornecedores podem oferecer melhores ofertas se você possuir contratos de acordo com a duração da sua necessidade. Ou seja, serviços recorrentes no seu condomínio requerem contratos com prazo maior. Por isso, o relacionamento bom se torna ainda mais relevante.

Para não ficar na mão se seu fornecedor sair do mercado, não ignore as oportunidades oferecidas por prestadores de serviço novos e que tenham boas referências. Mantenha suas opções em aberto, monitorando as ofertas oferecidas. Na hora de testar novas empresas e profissionais, tente manter o escopo mínimo para evitar riscos.

Colabore para um crescimento mútuo

É do interesse de todos que o síndico e a administradora tenham um bom relacionamento com os fornecedores de condomínio. Afinal, o desempenho efetivo deles é crucial para o bom funcionamento do empreendimento. Aqui vão algumas dicas que você pode colocar em prática:

  • Coordene bem o cronograma acordado;
  • Discuta maneiras de reduzir os custos gerais por meio do tamanho ou do momento dos pedidos / contratos;
  • Considere produtos ou serviços adicionais que seu fornecedor poderia oferecer a um preço melhor. Algumas vezes, é mais fácil e barato centralizar tudo em um prestador. Entretanto, lembre-se que isso também aumenta sua dependência dele;
  • Na gestão de fornecedores, atualize-os sobre mudanças o quanto antes. Assim, tanto em regras do condomínio quanto de administração. Isso os ajuda a se adaptar para te atender;
  • Use um sistema digital para controlar e monitorar a compra de bens e serviços de fornecedores para condomínio. Essa estratégia facilita controles financeiros internos e evita mal-entendidos;
  • Para a melhor gestão de fornecedores, pague as contas em dia. O pagamento com atraso pode causar danos ao relacionamento com o prestador. Caso seu condomínio esteja com problemas de caixa, é melhor negociar antecipadamente para evitar desgastes.

O papel da tecnologia na gestão de fornecedores

Estar atento e aberto a novas tecnologias permitirá que você colabore mais de perto com seus fornecedores por meio de planos de compartilhamento, previsões e dados do consumidor. Conheça mais sobre o assunto:

  • Compartilhar informações com seus fornecedores torna a análise de dados em tempo real sobre serviços, ordens ou tendências do mercado mais fácil e rápida;
  • É possível rever e reagir rapidamente às mudanças. A demora na prestação de contas pode fazer com que você demore mais de 60 dias para notar possíveis melhorias;
  • Você consegue melhorar a eficiência. Informações precisas e com clareza resultam em boas decisões. Síndicos não podem aceitar que seus fornecedores passem dados com falta de clareza ou transparência.

Escolha a ferramenta certa

Com uma gestão de fornecedores colaborativa, o uso de aplicativos e e-mail pode contribuir no compartilhamento de documentos de forma rápida. Porém, os grandes benefícios acontecem quando essa troca de informações ocorre em “tempo real”. No entanto, isso requer uma tecnologia mais sofisticada. Porém, antes da contratação de uma ferramenta para isso, considere:

  • Planejamento orçamentário: use registros confiáveis para prever os custos e despesas futuras, além de contar com o auxílio de pessoas qualificadas;
  • Processamento analítico on-line: com esse tipo de ferramenta, encontrar dados e registros passados fica rápido. Assim, não é preciso entrar em contato com a administradora. Lembre-se: tempo é dinheiro!;
  • Sistema de gestão: busque uma administradora ou software com capacidade para planejar e agendar todo o seu condomínio (e de preferência de forma online). Ao conectar suas informações ao sistema de gestão, é mais fácil de rastrear ordens de serviço, documentos, notas fiscais, etc.
Tecnologia na gestão de fornecedores

É claro que seu condomínio não é uma empresa de tecnologia. Por isso, você deve contar com uma boa gestão de fornecedores. Para a sua sorte, a LAR já desenvolveu esses sistemas para facilitar a vida do síndico. E, além disso, armazenando todos esses dados com máxima segurança e sigilo.

Lembre-se do nível de serviço na gestão de fornecedores

Os acordos de nível de serviço (SLAs, sigla em inglês) são compromissos ou contratos utilizados na gestão de fornecedores de condomínio. Eles definem o tipo e a qualidade de cada função utilizada. Além disso, ainda estabelecem responsabilidades e prioridades.

Os SLAs são obrigações contratuais e muitas vezes aparecem como cláusulas em um contrato – na forma de uma ou mais cláusulas ou até como uma seção inteira. Eles podem ser usados ​​em qualquer contrato de fornecedor. Porém, como são documentos complexos, devem ser bem definidos.

Na elaboração de um SLA, é importante que o síndico esteja envolvido durante o acordo em conjunto com o fornecedor de condomínio. E fique atento: é muito comum o repasse não contratual entre fornecedores, terceiros e administradoras, o que aumenta significativamente o custo do serviço e prejudica o condomínio. Veja o que não pode faltar:

  • Descrição compreensiva do serviço que está sendo fornecido;
  • Cronograma para entrega das respectivas responsabilidades de fornecedor e condomínio;
  • Provisões para conformidade legal e regulatória;
  • Mecanismos para monitoramento e relatório de serviços prestados;
  • Termos e prazos de pagamento;
  • Modo que litígios serão resolvidos;
  • Provisões de confidencialidade e não divulgação;
  • Condições de rescisão dos contratos;
  • Cláusula de não corrupção e impossibilidade de qualquer repasse desconhecido para a administradora, colaboradores do condomínio ou terceiros.

Se os fornecedores do seu condomínio não atenderem aos níveis acordados no contrato, os SLAs geralmente preveem compensação. Um dos principais exemplos é a forma de desconto nas tarifas de serviços mensais. Ao elaborar os termos, destaque os componentes mais importantes do negócio para aplicar penalidades rigorosas. Além disso, crie revisões periódicas de desempenho.

Avalie o desempenho na gestão de fornecedores

É uma boa ideia revisar o desempenho durante a gestão de fornecedores para condomínio em intervalos regulares. Se você tiver um acordo de nível de serviço (SLA), isso te ajudará a avaliar esse relacionamento da maneira mais objetiva possível.

Avaliação de desempenho na gestão de fornecedores

Caso contrário, mesmo neste estágio, pode valer a pena usar um SLA para definir os termos e o nível de serviço que você exige do seu fornecedor. O processo de revisão é particularmente importante, pois evitará que os prestadores se tornem complacentes.

Fazer as seguintes perguntas essenciais ajudará você a garantir o melhor negócio possível:

  • Preço: você está obtendo o melhor preço? O seu fornecedor oferece descontos em massa ou outros termos favoráveis? O fornecedor repassa parte do preço para alguém?;
  • Qualidade: você está satisfeito com a qualidade de serviço e produtos?;
  • Inovação: seus fornecedores informam regularmente sobre novos produtos e serviços que podem ajudar a melhorar seus negócios?;
  • Entrega: os seus fornecedores são pontuais? Os suprimentos chegam em boas condições?;
  • Gerenciamento de contas: seus fornecedores respondem rapidamente a pedidos ou consultas que você faz com eles?.

Como colocar fim no contrato com seu fornecedor

Há muitas razões para rescindir um contrato com o fornecedor de condomínio. Eles podem consistentemente falhar em fornecer serviços ou produtos que atendam às suas necessidades. Além disso, você pode encontrar uma opção mais barata, eficiente e confiável.

Primeiro, verifique o contrato para ver se há penalidades para encerrar o negócio antecipadamente. No caso da LAR, não há multa de rescisão e garantimos a rescisão do seu antigo fornecedor. Idealmente, ao elaborar o contrato, você terá concordado com uma cláusula de saída que minimiza o que você deve pagar.

Caso contrário, as penalidades podem ser tão altas que você fique efetivamente preso a determinados fornecedores de condomínio. Se a qualidade e a eficácia do prestador diminuírem, seu condomínio pode sofrer as consequências.

Certifique-se de que o fornecedor de condomínio forneça todas as informações necessárias para facilitar a transição e de forma correta. Se possível, negocie para que seu novo fornecedor assuma a responsabilidade de lidar com o processo de troca, assim como a LAR faz.

Para evitar problemas, você deve pensar nas possíveis armadilhas ao terminar um contrato no início da fase de negociação do contrato. Por exemplo, se o acordo for para uma administradora, certifique-se da existência de cláusulas que garantam que o condomínio não seja responsabilizado por eventuais erros por parte dessa empresa.

Essas foram as recomendações da LAR para auxiliar a vida dos síndicos, conselheiros e condôminos na gestão de fornecedores. Gostou das nossas dicas? Então, compartilhe esse post nos botões das redes sociais ao lado!

Fonte: https://lar.app/blog/

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google

Você está comentando utilizando sua conta Google. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s

Este site utiliza o Akismet para reduzir spam. Saiba como seus dados em comentários são processados.