Checklist para assembleia

Reunião precisa seguir regras, ser muito bem preparada e realizada para cumprir o seu objetivo e evitar impugnação. Siga o passo a passo para um encontro bem-sucedido

Por Mariana Ribeiro Desimone e Catarina Anderáos
Reunião precisa seguir regras, ser muito bem preparada e realizada para cumprir o seu objetivo e evitar impugnação. Siga o passo a passo para um encontro bem-sucedido

A assembleia é o grande momento de decisão da vida condominial. É nesta reunião que se aprovam as contas do período anterior e o orçamento para o exercício seguinte, que se delibera sobre benfeitorias, que se elege o próximo síndico do condomínio. Enfim, um momento de suma importância para a sua comunidade.

Além de relevanteo encontro custa dinheiro e energia de todos. Geralmente há a necessidade de um colaborador da administradora do condomínio, que é remunerado.

Código Civil – Artigos 1.350 a 1.355 trata da assembleia, bem como a convenção do condomínio. O não cumprimento dessas regras pode ocasionar, inclusive, na impugnação da mesma.

Para evitar que isso aconteça, o síndico deve estar atento a todo o protocolo exigido, contando sempre com o apoio de sua administradora.

“A verdade é que a assembleia está sempre vulnerável a isso. O fundamental, principalmente para o síndico, é se ater e seguir as normas do encontro, evitando errar na parte técnica”, ensina o advogado e especialista em condomínios Alexandre Marques.

Para você não ficar confuso e nem ansioso para a próxima assembleia, elaboramos um checklist com tudo o que deve ser observado antes, durante e depois do encontro. Assim, fica mais difícil deixar um erro qualquer passar, certo?

ANTES DA ASSEMBLEIA

  1. Cuidado na definição da data e horário da assembleia. Normalmente, entre segunda e quarta-feira, às 19:30, são as melhores opções. A exceção são os condomínios em cidades turísticas em que a maioria das unidades são ocupadas majoritariamente aos finais de semana, feriados ou férias – nestes casos, o melhor costuma ser aos sábados, pela manhã. Mas por que não consultar seus condôminos a respeito? Uma simples enquete pode revelar o que mais atende ao público. Cheque a agenda com sua administradora também! O apoio dela é fundamental para todas as etapas – antes, durante e depois – da reunião.
  2. Parecer das contas do exercício anterior: se é o caso de uma Assembleia Geral Ordinária (AGO), importante que todas as pastas de prestação de contas tenham sido revisadas e assinadas pelo síndico e conselho, bem como todas as dúvidas esclarecidas junto a administradora para que a assembleia possa deliberar quanto à aprovação. >VÍDEO: Aprovação anual de contas no condomínio
  3. Previsão orçamentária: se é o caso de uma AGO, estude as contas do condomínio junto com sua administradora e até mesmo o conselho e prepare uma previsão factível com a realidade do empreendimento: reajuste de contratos e contas de consumo, acordos coletivos, novas manutenções etc.
  4. Elaboração da pauta com todos os itens que serão discutidos para que os condôminos se preparem com antecedência para os debates.
  5. Convocação da assembleia deve ser feita a todos os condôminos de acordo com a lei e a convenção do condomínio. Atenção ao prazo, horário e intervalo entre primeira e segunda convocações. É na convocação que você também pode exigir reconhecimento de firma nas procurações caso a convenção não trate do assunto. “O primeiro passo é o síndico estar a par da convenção e do que a mesma diz sobre a convocação. Prazo, chamada, lista de presença, tudo isso deve ser obedecido”, explica Fernando Zito, advogado especialista em condomínios. >Saiba mais: Como deve ser feita a convocação da assembleia? >VÍDEO: Convocação de assembleia de condomínios sem erros
  6. Atenção aos quóruns exigidos para aprovação de determinados assuntos. Dependendo do número de condôminos necessários, é importante reforçar a comunicação para que haja maior adesão à reunião.
  7. Materiais extras se necessário, como orçamentos de benfeitorias, obras, manutenções e proposta de arrecadação (fundo específico, rateio extra), amostras de materiais a serem usados em obras (piso, revestimento etc). “O síndico já pode disponibilizar, junto com a convocação, material de apoio para os condôminos, até para que todos possam se familiarizar. Orçamento e escopo de cada empresa, por exemplo, ajudam bastante, assim como amostras de materiais podem ficar expostas no salão de festas, para agilizar no momento da assembleia”, ensina Rosely Schwartz, professora do curso de administração condominial da Escola Paulista de Direito (EPD).
  8. Elaborar lista de inadimplentes. Quem não está quite com as cotas condominiais, só pode votar em assuntos que dizem respeito ao direito de propriedade, como sorteio de vaga de garagem e alteração na destinação de uso de áreas comuns.
  9. Comunicação: por que não fazer uma ação de comunicação mais ampla e que desperte o espírito participativo dos condôminos? Save the date, cartaz de conscientização sobre a importância da reunião afixado em murais, disparo via WhatsApp e e-mail, publicação no site ou app do condomínio etc.

NO DIA DA ASSEMBLEIA

Antes da assembleia começar

  1. Lista de presença para coleta de assinatura dos condôminos

  2. Lista dos inadimplentes atualizada no dia

Coleta de assinatura e checagem de inadimplentes podem ser feita pelo funcionário da administradora.

Durante a assembleia

  1. Respeitar o tempo estipulado para primeira e segunda chamada. Essa informação deve constar na convenção do condomínio.
  2. Conferência das procurações, também pelo funcionário da administradora, e se as mesmas cumprem os requisitos pedidos pelas regras do condomínios. Alguns limitam o número de procurações que um representante pode portar, em outros, síndico e conselho não podem representar outras pessoas ou pedem firma reconhecida. >VÍDEO: Procurações e reconhecimento de firma em assembleia
  3. Eleição do presidente da mesa e do secretário. “É importante que os mesmos sejam votados e não apenas indicados por alguém. Também deve ser respeitado o que diz a convenção se síndico ou conselheiros podem ocupar essas vagas”, explica Rosely Schwartz. Saiba mais sobre presidente da mesa na assembleia.
  4. Seguir discussões conforme a pauta. Alterar a ordem pode causar problemas caso alguém chegue depois e questione.
  5. Votação clara. É imprescindível que não haja dúvidas sobre a decisão tomada pela maioria – e que os votos sejam contados conforme o previsto na convenção, se por unidade ou fração ideal. “Caso haja alguma dúvida, principalmente nos casos em que a votação se dá com os presentes levantando as mãos, o ideal é que a mesma seja repetida”, alerta Alexandre Marques.

DEPOIS DA ASSEMBLEIA

  1. Elaboração da ata pelo secretário da mesa, geralmente o funcionário da administradora que acompanhou a reunião. “A ata deve refletir o que aconteceu no local. Deve escrever em linhas gerais e objetivas, não pode ser nem muito prolixa e nem muito resumida”, aponta Alexandre Marques. Se algum condômino pede para que a sua fala seja registrada em ata, o correto é que isso seja feito. >VÍDEO: Como redigir e distribuir ata de assembleia
  2. Assinatura da mesma pelo presidente da mesa
  3. Envio da ata para os moradores dentro do prazo estipulado pela convenção. “É uma forma de tornar público o que foi decidido na assembleia, principalmente para aqueles que não foram”, ressalta José Roberto Graiche, diretor da administradora Graiche. O que foi decidido em assembleia deve ser seguido por todos a partir de então.
  4. Registro em cartório da ata, mesmo não sendo obrigatório. “Para terceiros, como bancos, fornecedores etc., é importante que a ata seja também registrada em cartório”, ensina Alexandre Marques.

O QUE NÃO FAZER NA ASSEMBLEIA

É fundamental saber o que fazer em uma assembleia, mas ter conhecimento sobre o que não deve ser feito é também bastante importante. Veja abaixo alguns erros que podem atrapalhar a vida do síndico e/ou culminar em uma impugnação

  • Deliberar em “assuntos gerais”: A grande maioria das pautas incluem um item final “assuntos gerais”. É um momento para troca de ideias, sugestões e críticas sobre a vida em condomínio. Não é, porém, momento para se deliberar sobre nenhum assunto.

  • Expor nome de inadimplentes: O síndico deve, sim, prestar contas sobre os devedores do condomínio, principalmente em assembleia. O ideal, porém, é sempre se referir ao número e bloco da unidade, evitando citar o nome de quem não está em dia com o condomínio. Dessa forma, evita-se problemas com danos morais no futuro.

  • Decidir itens que não estavam na pauta: muita gente acredita na máxima “a assembleia é soberana”. Ela realmente é, mas tem suas limitações. Não é porque há um quórum alto no encontro que se pode aproveitar para decidir pela aprovação de uma obra, por exemplo. Todos devem ter a oportunidade de saber previamente o que será decidido na assembleia e, assim, optar por tomar parte dessa decisão.

Fonte: Alexandre Marques (advogado e colunista do SíndicoNet), Fernando Zito (advogado e colunista do SíndicoNet), Gabriel Karpat (administradora GK), José Roberto Graiche (administradora Graiche), Rosely Schwartz (professora do curso de administração condominial da EPD).

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