Conheça as regras de uma reunião de condomínio

A tomada de decisões que afeta um condomínio acontece com regularidade em diversas comunidades. Contando com a participação de moradores, proprietários e representantes, a reunião de condomínio pode se tornar uma ocasião cheia de problemas. Dessa maneira, como síndico, é necessário planejar esse encontro com atenção para que as discussões sejam pacíficas e construtivas.

Uma reunião de condomínio sem problemas pode parecer utopia. Porém, não é preciso se conformar com discussões calorosas! Seguindo nossas dicas, é possível tornar essa ocasião mais tranquila. Duvida? É só conferir nossas sugestões e aplicá-las.

Qual a importância de uma reunião de condomínio?

Mudanças no regime interno, o reajuste do valor da taxa de condomínio ou a aprovação da reforma na piscina. Todos esses assuntos costumam ser tratados durante a reunião de condomínio. Normalmente, essa discussão acontece anualmente, sendo convocada pelo síndico. Segundo o Código Civil, essa assembleia ainda deve debater o orçamento das despesas, contribuições de condôminos e a prestação de contas do empreendimento.

Entretanto, uma reunião de condomínio pode acontecer de forma extraordinária em outras ocasiões, seja ela convocada pelo síndico profissional ou por 25% do total de moradores do empreendimento por meio de um conjunto de assinaturas.

Como convocar uma reunião de condomínio?

Se você é um síndico profissional, lembre-se: a convocação da reunião de condomínio é um elemento extremamente importante no seu trabalho. Porém, existem algumas medidas que devem ser tomadas a fim que a assembleia seja marcada sem inconvenientes. Confira a seguir:

  • Considere a convenção do condomínio: o primeiro passo é se certificar de que a convocação da reunião seja realizada como determina a convenção do empreendimento. Se isso não ocorrer, é possível que todas as decisões tomadas durante a assembleia sejam canceladas;
  • Elabore o convite: é necessário escrever uma carta informando moradores e proprietários sobre a assembleia de condomínio. Informe data, local e os principais assuntos que serão tratados na ocasião. Não se esqueça de que essa notificação deve ser exibida em um local visível do condomínio. O envio do edital de modo digital, por meio de um sistema de gestão, por exemplo, é ainda mais indicado.

Segredos para uma reunião pacífica e assertiva

Chegado o dia da reunião de condomínio, é preciso planejamento para conduzir a assembleia de modo adequado. Desse modo, como síndico, seu papel é agir de modo tranquilo, porém sem perder a firmeza nas horas certas. Para que seu trabalho seja ainda melhor, siga as dicas abaixo:

  • Escolha o presidente da mesa: é necessário selecionar uma pessoa para apresentar os temas que serão discutidos durante o encontro. Entretanto, tome essa decisão dias antes da reunião e se certifique de que o escolhido seja alguém neutro com relação às decisões consideradas polêmicas pela maioria;
  • Apoie a seleção do secretário da mesa: no papel de síndico, você é o responsável pela seleção do presidente da mesa. Porém, essa pessoa também terá o poder de optar por um secretário. Essa figura irá redigir a ata de reunião de condomínio (falaremos mais sobre isso a seguir). Dessa maneira, previamente, converse com seu escolhido sobre algumas opções para o desempenho dessa função de modo efetivo;
  • Estipule um tempo para cada pauta: infelizmente, esse é um aspecto em que a maioria dos síndicos acaba pecando. Por isso, é de extrema importância que você defina um tempo fechado para o debate de cada questão. Isso evita que ânimos se exaltem e a assembleia pareça interminável. Faça bom uso do tempo de todos os presentes;
  • Esclareça as dúvidas: é importante sempre se manter disponível para responder as perguntas dos condôminos. Porém, pensando no planejamento de uma reunião efetiva, é preferível definir uma ocasião para o esclarecimento de dúvidas. Uma boa sugestão é definir o fim do debate como a hora para eliminar as questões dos presentes.

Como fazer uma ata de reunião de condomínio

Como falamos anteriormente, a pessoa responsável pela ata de reunião de condomínio é o secretário da mesa, escolhido pelo presidente da mesma. Dessa forma, a fim de que isso aconteça de modo assertivo, é indicado dar algumas dicas ao selecionado:

  • Seja claro e objetivo sobre todos os temas discutidos e as decisões tomadas pela maioria;
  • Registre todos os acontecimentos. Por isso, se você se sentir perdido em algum momento, fale com o presidente da mesa ou o síndico;
  • O modelo da ata de reunião de condomínio costuma incluir data, hora, local, nome do presidente e secretário da mesa, além de uma lista de presença de todos os moradores e proprietários;
  • É indicado colher a assinatura de todos os presentes ao fim da reunião de condomínio.

Divulgue a ata da reunião

Todos os condôminos devem receber a ata da reunião descrita acima até oito dias após a realização da assembleia. Por meio dessa transparência, todas as decisões passam a ser de conhecimento público. Assim, o síndico retira sua responsabilidade com relação a possíveis desconfortos de moradores insatisfeitos com as definições ali tomadas.

A ata de reunião de condomínio pode ser impressa e enviada para cada residência. Porém, como a presença online dos moradores e proprietários é cada vez maior, é preferível realizar a notificação de modo digital.

Fonte: https://lar.app/blog

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