Mapa mental: colaboração e clareza na gestão condominial

Entenda como esta ferramenta intuitiva, lúdica e colaborativa pode ser de grande ajuda para síndicos

Por Catarina Anderáos

Com o exponencial crescimento do volume de informações e sua complexidade, hoje fala-se cada vez mais de mapa mental.

“Muitas vezes é necessário maneiras mais simples para descrever informações complexas. Os mapas ajudam muito a desenvolver essa forma de organização do conhecimento, como também de comunicação de conceitos e ideias”, explica o professor da ESPM, Marcelo Pimenta.

Mapa mental nada mais é que um tipo de representação gráfica, ou esquema, de um assunto e diversos aspectos relacionados a ele, elencados por graus hierárquicos. Pode ser usado nas mais diferentes situações, que vão do aluno que estuda para uma prova, um grupo de trabalho em um processo de cocriação e, por que não, em uma assembleia de condomínio?

Muito popular entre estudantes como ferramenta de aprendizado e corporações para melhorar a colaboração e promover a criatividade entre seus funcionários, o mapa mental já vendo sendo adotado por síndicos, como Taula Armentano.

“O mapa mental facilita o entendimento da administração condominial como um todo. Descomplica a vida do síndico, que pode usar para diversas coisas, desde planejamento da gestão, checklist para apresentar no condomínio, como uma forma de discutir ideias com o time de funcionários e grupo gestor e apresentar solução de problemas”, exemplifica a síndica profissional.

Por que um síndico deve usar mapas mentais

Segundo Raphaela Brandner, gerente de parceiros da Meister, empresa alemã com escritórios em Munique, Viena e Seattle, que oferece o popular software para criar mapas mentais MindMeister, o formato do mapa mental é extremamente versátil e pode ajudar gestores de condomínio de várias maneiras.

“Usando mapas mentais, síndicos podem planejar e delinear novos projetos em um formato visual fácil de compartilhar com outras partes interessadas e ajudá-los a compreender rapidamente as informações compartilhadas com eles”, explica Raphaela.

Isso ocorre porque os mapas mentais fornecem uma excelente visão geral de qualquer assunto – seja um plano de projeto, uma estratégia de negócios ou uma análise de custo x risco – e torna visual como os principais elementos estão conectados e relacionados.

Daí o por que de síndicos começarem a usar mapas mentais: mostrar a complexidade do trabalho que exercem, e facilitar a compreensão de tantas demandas simultâneas.

De maneira geral, as pessoas têm dificuldade de entender o trabalho do síndico, assim como os colaboradores do seu trabalho dentro do time. Já os condôminos não conseguem enxergar a ramificação de tudo aquilo que está debaixo da função do síndico.

“Criei o mapa mental do síndico para que todos tivessem às vistas e de forma simples tudo aquilo que está dentro do meu contrato de trabalho, das minhas entregas e entregáveis. Uso a ferramenta para fazer indicadores de performance meus (KPI) e das equipes que trabalham comigo (SLA – acordo de nível de serviço)”, justifica Taula Armentano.

Lembrando que a ferramenta é democrática e pode ser usada também por profissionais de administradora, funcionários e conselheiros.

Mapa Taula Armentano

  • DOWNLOAD: Baixe o Mapa Mental de um síndico, desenvolvido por Taula Armentano em parceria com o SíndicoNet

Condôminos e funcionários aprovam mapa mental

Os condomínios atendidos por Taula Armentano receberam muito bem a adoção do mapa mental. “As pessoas gostam quando os apresento, pois é uma forma fácil, interativa e divertida de resolver problemas e discutir ideias. Os condôminos se sentem parte da discussão saudável”, comenta.

Com os funcionários não foi diferente. “Eles entendem melhor o seu papel e têm mais facilidade na execução das tarefas, pois há um checklist para orientar seus trabalhos.”

Apresentação de projetos para fornecedores foi uma ótima aposta, segundo ela. “O mapa mental é muito bom para expressar de forma bastante clara o que estou pensando para cada projeto e obtenho resultado muitos melhores”, comemora a síndica profissional, que atua no setor há mais de 17 anos.

Mapa mental aplicado a condomínios

Confira abaixo algumas ideias da aplicação de mapas mentais focados na gestão condominial, sugeridos pelo professor da ESPM Marcelo Pimenta e pela síndica profissional Taula Armentano.

  • Para estruturar o planejamento da gestão do condomínio: o mapa mental pode ser muito útil para dar uma forma gráfica e visão global de todos os pontos envolvidos em um projeto de plano diretor condominial, seja de curto, médio e longo prazo.
  • Para registro de informação: como uma ata de reunião.
  • Como ferramenta de colaboração/cocriação: em uma reunião específica, por exemplo, com os jovens do condomínio que irão debater sobre o melhor uso da quadra de esportes. Eles poderão sugerir ideias, que serão registradas na forma de mapa mental. “É uma forma de envolver e engajar os participantes. Eles não poderão reclamar das decisões depois, pois elas foram construídas em uma reunião colaborativa. Além disso, mantém-se o histórico de todas as sugestões, registradas no mapa mental”, sugere Pimenta.
  • Como ferramenta de comunicação: ao invés de mandar aquela “cartinha chata” (como a famosa circular, extremamente formal e fria), o síndico pode mandar um mapa mental. Exemplos: sobre reciclagem do lixo e seus benefícios; regras e melhores formas de se respeitar o horário de silêncio; campanha de uso consciente da água, organizando as principais dicas e contribuições.
  • Para planejar um período da gestão condominial, a partir das sugestões dadas pelos condôminos em uma reunião colaborativa.
  • Gestão de fornecedores: contemplar no mapa desde a previsão orçamentária do serviço até a contratação de fornecedor, o checklist da contratação e seus desdobramentos, como habilitação, CNAI, recomendações. “Dá para ramificar de forma que, tanto administradora, como síndico tenham visão de como vai ser a contratação de um fornecedor de ponta a ponta”, exemplifica Taula.
  • Gestão de cobrança/Jurídico: listar todas as possibilidades de cobrança das unidades inadimplentes – tais como amigável, judicial, extrajudicial -, seus respectivos prazos, custos e demais desdobramentos, como telefonemas, envio de cartas, lista de documentos.
  • Manutenção: listar os tipos de manutenção – preditiva, preventiva e corretiva – e em quais situações usar cada uma delas. No caso da manutenção preventiva, um desdobramento é acompanhar indícios de problema e detecção para solucionar antecipadamente, evitando gastos extras para o condomínio.

Como construir um mapa mental

De acordo com a explicação de Marcelo Pimenta, da ESPM, o mapa mental é feito de uma forma muito parecida com o funcionamento do cérebro. “Por isso vale muito a pena construí-lo de forma espontânea, deixando as ideias fluírem de um jeito muito mais natural.”

O primeiro passo é escolher a ferramenta que vai usar para construir o mapa mental. Pode ser feito à mão, com caneta, canetinha, lápis de cor, como a pessoa preferir. Pimenta tem preferência por post-its, pois vai se anotando todas as ideias sem a preocupação de classificá-las em grupos  e tem a flexibilidade de movimentá-las de um lugar para outro.

Quadro post-it

Também podem ser usadas ferramentas digitais genéricas, como editor de texto (tipo Word) ou Power Point usando recursos gráficos, como bolinhas, quadrados etc. E há ferramentas específicas, como o MindMeister. “O importante é usar o mapa mental independentemente da ferramenta. Só assim será possível experimental quão poderoso e simples ele é”, destaca Pimenta.

Fluxograma

Mapas mentais digitais, construídos com softwares como MindMeister, podem armazenar grandes quantidades de informações na forma de links, arquivos, gráficos, anotações e até comentários anexados. E uma das grandes vantagens dos mapas baseados na Web é que podem ser usados de forma colaborativa de qualquer lugar, permitindo que as partes interessadas possam dar entrada e feedback às ideias imediatamente.

Lembrando que, segundo Raphaela, os mapas mentais não pretendem substituir documentos de texto tradicionais ou mesmo software de gerenciamento de projetos. “Sua aplicação é mais benéfica nos estágios iniciais de um projeto, quando os líderes precisam reunir ideias, estruturar seus pensamentos e definir as metas, marcos, riscos e tarefas de um novo projeto”, esclarece a gerente de parcerias da Meister.

Para esse fim, os mapas mentais são super adequados, pois permitem um registro das ideias sem conflitos e fornecem um formato intuitivo para organizar e apresentar informações.

  • Conheça a ferramenta web MindMeister para construir mapas mentais e suas opções de assinatura, que variam conforme o perfil de usuário (pessoal e comercial), a partir de US$ 3.29. A versão inicial é gratuita.
  • Outras opções de ferramentas na web: AYOA e Xmind.

Mapa mental remonta aos tempos de Leonardo da Vinci

Rudimentos do mapa mental remontam ao século XV. “Nos manuscritos de Leonardo da Vinci é possível encontrar os primeiros mapas mentais. Já existia na história pessoas que, de forma intuitiva, utilizavam a ferramenta para representar ideias”, relata Marcelo Pimenta, que também é sócio fundador do Laboratorium Projetos Inovadores.

Mind map desenho

O termo mapa mental e a ferramenta como é conhecida atualmente foram criados pelo pesquisador inglês Tony Buzan, na década de 1970. Segundo Pimenta, Buzan conseguiu descrever as funções do mapa mental: investigar, resumir (livro, ata de reunião), ter ideias (reunião de brainstorming) e ferramenta de aprendizado (mapa como metodologia ativa, participando do processo que ajuda a fixar o conteúdo).

“Os mapas mentais eram criados quase exclusivamente com caneta e papel. Quando o MindMeister, primeiro software de mapeamento mental, chegou ao mercado em 2007, o conceito foi rapidamente descoberto pelas empresas”, comenta Raphaela Brandner, da Meister.

Em seus mais de 12 anos de existência, o software possui 11 milhões de usuários em todo o mundo, sendo que só no Brasil são 453 mil. “Essa tendência parece ser mais pronunciada em culturas que têm a mente mais aberta e apreciam ferramentas criativas, mesmo que sejam pouco convencionais. Este pode ser o caso do mercado brasileiro, onde vimos um aumento surpreendente na demanda por software de mapeamento mental nos últimos anos”, comenta Raphaela.

Fontes consultadas: Marcelo Pimenta (professor da ESPM), Raphaela Brandner (gerente de parceiros da Meister) e Taula Armentano (síndica profissional).

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